In facility management is er honger naar meer en meer gegevens – zelfs zo dat het big data wordt genoemd. Het extraheren van echte waarde uit alle gegevens die worden gemaakt en opgeslagen van alle apps en systemen die we gebruiken, wordt in snel tempo een GROTE uitdaging voor bedrijven.
De afgelopen decennia hebben we geprobeerd om, door middel van technologie, informatie te gebruiken om zaken te optimaliseren en ons leven als manager gemakkelijker te maken. Een toekomstbestendige oplossing hierin helpt je als manager om vooruit te kijken naar waar je business of afdeling heen zou moeten gaan, in plaats van naar achteren naar waar je bent geweest. In dat verband rukt het prestatiedashboard in FM stilletjes maar zeker op. Een nieuwe trend is geboren!
Meten, bewaken en beheren
Volgens Wayne Eckerson, een thought leader op het gebied van business intelligence en analytics, is een prestatiedashboard een gelaagd informatiesysteem, dat informatie, inzichten en waarschuwingen op aanvraag voor gebruikers verzamelt, zodat zij bedrijfsprestaties effectiever kunnen meten, bewaken en beheren. Termen als scorecards, executive cockpit en business intelligence system komen in dit verband ook voorbij. Volgens Eckerson (2010) maakt de term niet uit, “zolang de tool gebruikers en organisaties helpt te focussen op wat belangrijk is”.
In essentie is een dashboard een middel om overzicht te houden
Die laatste vier woorden zijn de kern! De uitdaging is om data-analyses en datavisualisaties te gebruiken om complexe processen te vereenvoudigen tot beheersbare, verteerbare stukjes informatie. Zodat managers zich kunnen concentreren op hun dagelijkse bedrijfsvoering. In essentie is een dashboard een middel om overzicht te houden. Overzicht op wat er in het echt gaande is, maar dan teruggebracht tot de essentie om te weten of je op koers ligt en tijdig gericht bij te kunnen sturen.
Hiertoe presenteert het dashboard – als hulpmiddel – alle belangrijke management-KPI’s op één plek om op een efficiënte manier inzichten te delen en het management in staat te stellen snelle en data-gestuurde beslissingen te nemen op basis van de nieuwste informatie. Het belang van een informatief dashboard neemt toe naarmate de werkelijkheid lastiger is om direct waar te nemen.
Hoe hangt de vlag erbij?
Het gaat om stuurinformatie. Of we nu onderweg zijn van A naar B, de facilitaire dienstverlening hebben uitbesteed of een nieuw werkplekconcept hebben geïmplementeerd. We willen kunnen vaststellen of we op de goede weg zijn, hoe de vlag erbij hangt ten aanzien van bepaalde kritische indicatoren en of we moeten ingrijpen. Het dashboard laat dan in één oogopslag zien waarop we moeten ingrijpen en waarom. De essentie is aldus dat we vooraf nadenken over dat waarop en waarom, om dat vervolgens overzichtelijk en bij voorkeur real-time te presenteren. In de facilitaire context gaat dat wat mij betreft over het kunnen sturen op de toegevoegde waarde van de inzet van faciliteiten en diensten.
Het dashboard laat dan in één oogopslag zien waarop we moeten ingrijpen en waarom
Je zult eerst heel goed moeten weten wat de essentie is van het proces en de uitkomst hiervan, van waar je op stuurt. Dashboards hebben geen enkele relevantie als het beeld dat ze oproepen niet de kern is waar facility management om draait; toegevoegde waarde. FM-toegevoegde waarde is de door de klant ervaren bijdrage van de verschillende facilitaire diensten aan de organisatie in termen van voordelen in vergelijking met kosten en risico’s (Kok et al., 2011). Voordelen gaan dan ultiem over de impact die faciliteiten en diensten hebben op gebruikers, bijvoorbeeld in termen van werkplezier, welzijn, productiviteit en verbondenheid.
Datahonger
We staan nog maar aan het begin van data-gedreven FM. Menigeen zal deze datahonger koppelen aan zogenaamde smart buildings. Maar gebouwen vol sensoren die van alles en nog wat registreren is verre van slim. Deze week liep een Duitse kunstenaar met een wagentje vol smartphones door de straten van Berlijn, waarmee hij nepfiles veroorzaakte op Google Maps. Stel je nou toch eens voor dat we als FM’er alleen maar zouden sturen op sensordata, de smart building en niet de ervaring van de gebruiker ook weten…
Deze blog verscheen eerder op Facto Online d.d. 12 februari 2020.