Uitgangssituatie
De Bibliotheek Eindhoven, gevestigd in het gerenoveerde Philips fabrieksgebouw de Witte Dame, is in transitie van een traditionele, uitvoerende instelling naar een cultureel ondernemer. Mede door deze gewijzigde rolopvatting is de organisatie flink aan het groeien. In bovengenoemde hoofdvestiging hebben op de 6e verdieping zo’n 40 van de in totaal 110 medewerkers hun basiswerkplek op kantoor. Voor hen geldt een flexibel werkplekprincipe waarbij een werkplek wordt gezocht die past bij de uit te voeren werkzaamheden. Op maandag, dinsdag en donderdag tussen 10:00 en 15:00 uur is sprake van een piekbezetting, terwijl op de woensdag en vrijdag het kantoor nagenoeg leeg is.
De medewerkers ervaren op piekmomenten kantoor als te klein en het aantal werkplekken als niet toereikend en niet passend voor de werkzaamheden. Verder vindt men het er rumoerig en voelt het aan als opeengepakt. Er is een onwenselijke situatie ontstaan, terwijl de groei van de organisatie onverminderd doorgaat.
Klantvraag
Shign werd gevraagd om advies uit te brengen over een passende en toekomstbestendige manier van werken qua ruimte, werkplek en inrichting.
Multidisciplinair onderzoek
We pasten gemixte methoden toe van kwantitatief surveyonderzoek, kwalitatief diepte-interviewonderzoek en observatiebezettingsmetingen. Met een maatwerk online vragenlijst zijn alle 110 medewerkers éénmalig bevraagd omtrent hun huidige werkgedrag (o.a. werklocaties, dagdelen en activiteiten), werkplekbeleving en werkplekbehoeftes. Met het MT werden individuele vraaggesprekken gevoerd om een breed en diep inzicht te verkrijgen in de (ideale) toekomstige werkwijze en werkplek, in relatie tot de ambities van en ontwikkelingen bij de bibliotheek. Tot slot werden op een systematische wijze gedurende één werkweek ieder uur van de werkdag tellingen gedaan van de feitelijke bezetting van de verschillende werkplekconfiguraties.
Advies
De conclusie is dat medewerkers drukte ervaren doordat er op piekmomenten sprake is van geluidsoverlast en een gebrekkige visuele privacy. Dit blijkt het gevolg van te weinig geschikte werkplekken voor Ik-werkzaamheden (concentratie en individuele taken) waaruit 40% van de werkweek bestaat. Dit terwijl de werkplekbezetting nooit hoger is dan 27%. Door o.a. een zonering aan te brengen van reuring vanaf de entree naar stilte achterin, meer individuele werkplekken – ten koste van meerpersoonswerkplekken – en stiltegebieden kan binnen de bestaande ruimte een passende oplossing worden gevonden. Het uiteindelijke interieurontwerp hiervoor kwam in nauwe samenwerking met Kim de Man Interieurarchitect tot stand.