De discussie over hybride werken of volledig op afstand lokt ook discussie uit over de effectiviteit van vergaderen op locatie en überhaupt samenwerken en verbinden in fysieke aanwezigheid. Er wordt stellig beweerd dat dit op kantoor leidt tot betere prestaties, maar nooit volgt een cijfermatige onderbouwing. Sterker nog, het wordt zelfs zo deterministisch gesteld dat elke vorm van verbinden en samenwerken op locatie goed zou zijn.
Als verbinding en samenwerken belangrijk zijn, zou je verwachten dat bedrijven daar prestatie-indicatoren aan koppelen over effectiviteit. Vervolgens ga je meten, ofwel onderzoek doen hoe werknemers de effectiviteit van verbinden en samenwerken ervaren en wat de uitkomst ervan is (geweest). Want samenwerken als in vergaderen en dan eerst een kwartier ditjes en datjes en vervolgens een stapel slides er doorheen jagen waar iedereen dan weer op reageert, is niet effectief. Laat staan als die vergadering al te laat begint (want nog niet iedereen is er) zonder agenda en helder geformuleerd doel. Als je dan ook nog eens gemiddeld driekwartier reistijd hebt gehad vanuit huis, hoe telt dat dan mee in de effectiviteit?
Werknemers die onnodige vergaderingen bijwonen, geven aan zich "geërgerd" en "gefrustreerd" te voelen.
Professor Steven G. Rogelberg van de Universiteit van North Carolina, berekende dat organisaties naar schatting $25.000 of meer per werknemer per jaar op vergaderingen kunnen besparen van de naar schatting $80.000 die ze daarin investeren per werknemer door het ‘onnodige’ aantal vergaderingen te verminderen. Werknemers die onnodige vergaderingen bijwonen, geven aan zich “geërgerd” en “gefrustreerd” te voelen.
Het terugdringen van onnodige vergaderingen vermindert niet alleen de druk op werknemers, het verhoogt de productiviteit binnen de organisatie en helpt bedrijven de kosten drastisch te verlagen. Voor bedrijven met 100 mensen zou het schrappen van onnodige vergaderingen elk jaar bijna 2,5 miljoen dollar besparen, en voor bedrijven met 5.000 mensen loopt die besparing op tot ruim 100 miljoen dollar! Mede om die reden heeft Shopify (fully remote, 10.000 medewerkers) op de eerste werkdag van 2023 abrupt alle 12.000 terugkerende bijeenkomsten van drie of meer personen in personeelsagenda’s geannuleerd. Opgeteld 36 jaar aan vergaderingen is vervangen door asynchroon samenwerken via onder andere online updates!
In het onderzoek komt niet het ‘gewoonweg’ ontmoeten en verbinden aan bod, waarvan menig werkgever, manager en werkplekadviseur stellig overtuigd is dat dit de organisatie goed doet. Want daar kom je dan immers nog voor naar kantoor. Leer tijdens de masterclass Workplace Transformation over effectieve én nieuwe manieren van (samen)werken zonder kantoor.
Bron: Report_The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, door Professor Steven G. Rogelberg van de Universiteit van North Carolina
Bron: Shopify exec: This is what happened when we canceled all meetings, door Fast Company & Inc ©